Informações trabalhistas como folha
de pagamento, Livro de Registro do Empregado e Caged passarão a ser
transmitidas ao órgão por meio digital
Bárbara Ladeia- iG São Paulo | 19/08/2013 06:00:00- Atualizada às 19/08/2013
09:09:10
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Todos
os dados e prestação de contas passarão a constar de uma única plataforma
digital
Depois da contabilidade e dos
impostos, é a vez das informações trabalhistas. Dentro de pouco mais de cinco
meses, empresas de todos os setores terão de se adaptar a uma nova forma de
prestação das contas de seus funcionários. A partir de 2014, a Receita Federal
receberá todos os dados relacionados aos empregados digitalmente – e
praticamente em tempo real.
Trata-se da fase social da adequação
das empresas ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Todos os dados
passarão a constar de uma única plataforma digital: desde as folhas de
pagamento até os prontuários de medicina laboral, passando pela Relação Anual
de Informações Sociais (Rais), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
(Dirf), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), entre outros.
Com menos de seis meses pela frente,
empresas enfrentam o desafio de recolher todas as informações necessárias para
a adequação ao novo procedimento. “Na largada o processo é dolorido, mas o
benefício é amplo”, afirma Victória Sanches, da Thomsom Reuters. A executiva
faz parte do grupo de trabalho que, juntamente com a Receita, elaborou os
layouts que deverão ser preenchidos pelas empresas.
Serão 44 eventos relativos a cada
funcionário, que incluem registros de férias, folha de pagamento, pagamento de
obrigações, entre outros. Enquanto o sistema não entra oficialmente no ar, será
necessário recolher e reorganizar as informações de cada empregado. “É
saneamento cadastral, armazenar as informações e capacitar os empregados”, diz.
É exatamente nesta fase que está a
maior parte das empresas, segundo Marcelo Ferreira, supervisor de Suporte e
Implantação da Easy-Way do Brasil. A maior parte das companhias já tinha seus
próprios sistemas de gestão. Daqui para frente, a padronização passa a ser
fundamental – e o formato da Receita tem sido escolhido. “Há empresas que estão
alterando toda a estrutura da base de dados para se adequar aos leiautes da
receita.”
Outra dificuldade é o prazo de envio.
Todos os eventos deverão ser enviados à Receita no mesmo dia. “Os dados a serem
enviados continuam sendo os mesmos, o que muda é o tempo e a forma como serão
enviados”, destaca Ferreira.
O lado técnico dos Recursos Humanos
Além do aumento dos custos – as
fornecedoras de software não divulgam a média de preço da contratação do
aplicativo –, a contratação de mão de obra especializada pode ser mais um
desafio a ser administrado.
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Receita
Federal cruza dados para evitar fraudes
- Burocratização
assusta empresas
- Receita
confirma hoje novo prazo do SPED
- Aumentam as
despesas e a burocracia para MPEs
Antonio Carlos Ferreira, presidente
da DBS Partners, empresa de outsourcing de Recursos Humanos, afirma que o
sistema exigirá mais detalhamento técnico dos profissionais de RH. “Temos muita
dificuldade em preencher posições mais técnicas”, diz. “É muito difícil
encontrar quem fuja dessa área mais 'fashion' dos recursos humanos, de
estratégia e gestão de pessoas. O grau de conhecimento técnico terá de ser bem
maior.”
As empresas que terceirizam os serviços
burocráticos, como livro de empregados e folha de pagamento, têm um motivo a
menos para se preocupar. “Pode ser que a empresa precise fornecer mais
informações para que os leiautes sejam preenchidos adequadamente, mas a
formatação dos dados e a transmissão fica a cargo da terceirizada”, explica
Ferreira. No entanto, quem responde pelo registro da empresa é ela mesma – no
caso de algum equívoco e posterior fiscalização, o outsourcing não será
responsabilizado.
Cruzamento de dados
Atualmente, a Receita Federal
encontra uma diferença de R$ 4 bilhões entre as informações apuradas e
declaradas no Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência
Social (GFIP) em 2012. Só isso já seria motivo suficiente para a Receita buscar
novas formas de identificar erros e fraudes.
Para isso, as informações do eSocial
deverão se juntar às já coletadas pela Receita Federal. Segundo o órgão, haverá
sincronismo das informações, reduzindo fraudes, trabalho informal, sonegação
tributária e previdenciária. “Para o Fisco e para o FGTS, haverá um espaço
muito menor para a fraude e evasão fiscal, para o trabalhador será a garantia
de que seus direitos não serão frustrados quando em decorrência da ausência ou
precariedade da informação prestada pelo seu empregador”, informou a Receita
Federal em nota oficial.
Para Leonardo de Albuquerque, gerente
jurídico da ProPay, essa era uma mudança que “tinha de acontecer”. “Desde o
começo da implantação do Sped, a evolução de arrecadação da Receita foi
significativa”, afirma.
No entanto, a extensão do prazo para
não é descartada pelo advogado. “Não me surpreenderei se houver prorrogação da
data da entrega. Em mudanças drásticas, como no caso do ponto eletrônico, o
aumento do prazo acaba se fazendo necessário.”
As informações estarão disponíveis para os
trabalhadores que poderão acompanhar de perto o status de suas contribuições –
bem como dos depósitos feitos pela empresa. Para o empregador, segundo informa
a Receita, servirá como um grande backup dos registros que as empresas precisam
manter, eliminando toda a necessidade de se manter arquivos em papel por 30
anos.
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